بزنس کمیونیکشن: کاروبار میں موثرگفتگو اور 7 اہم نکات

آج کی کاروباری دنیا میں اچھی طرز کی گفتگو اور بات چیت (conversation and negotiation) کامیابی کے لئے بہت اہم ہیں۔ کامیابی کا بہت زیادہ انحصار اس بات پر ہے کہ کاروباری مالکان اپنے گاہکوں اور صارفین کے ساتھ ان کی ضروریات کے بارے میں کس طرح گفتگو کرتے ہیں اور انھیں سمجھتے ہیں. زیادہ تر چھوٹے کاروباری حضرت موثرگفتگو یا کمیونیکشن کو سنجیدگی سے نہیں لیتے ہیں۔ جس کا بحرحال وہ نقصان اٹھاتے ہیں. یہ آرٹیکل کاروبار میں گفتگو اور بات چیت کے حوالے سے کچھ اہم نکات کی وضاحت کرتا ہے۔

جب آپ ایک چھوٹا کاروبار چلا رہے ہیں یا اگر بڑا کاروبار بھی ہے تو مؤثر طریقے سے بات چیت کرنا آپ کے سب سے بڑے اثاثوں میں سے ایک ثابت ہوسکتا ہے۔ اس کے برعکس غیر موثر انداز گفتگو آپ کی سب سے بڑی کمزوری بن سکتا ہے۔

آرٹیکل: کاروبار کی وسعت میں رکاوٹیں

بات چیت اور گفتگو کے حوالے سے تین اہم طرز کے انداز ہوتے ہیں؛ ایک زیریں ، ایک اوپری ، اورایک مساوی.

زیریں انداز

یہ ایک ایسا انداز ہے جس میں آپ جو کچھ کہنا چاہ رہے ہیں اس کے لیے کم سے کم الفاظ ادا کرتے ہیں. کسی دوسرے شخص کے لیے اپنے الفاظ کو ماتحت انداز میں رکھ کرادا کرتے ہیں۔ یہاں مقصود دوسرے شخص پر توجہ مرکوز کرنا ہے تاکہ وہ آپ کی باتوں کے بارے میں زیادہ سے زیادہ وضاحت حاصل کرسکے۔ جہاں اس انداز کی گفتگو کی ضرورت ہو توبولنے یا سنے جانے سے پہلے سمجھنے کی کوشش کرنا ضروری ہے . اپنے گاہکوں کے لیے زیریں انداز اختیار کرنا کافی سودمند رہتا ہے. مگر ایسا تمام صورتوں میں درست ثابت نہیں بھی ہوتا.

اوپری انداز

اسے اپ کمیونیکشن (Up Communication) بھی کہتے ہیں. یہ ایک جارحانہ انداز ہے جو اکثر بلند آوازوں اور ضرورت سے زیادہ بے باک بیانات کے ساتھ ظاہرہوتا ہے۔ اس طرح کے انداز گفتگو کو اکثر دائرے سے باہر سمجھا جاتا ہے۔ اس کی وجہ یہ ہے کہ بولنے والا سوچتا ہے کہ وہ جو کچھ کہہ رہا ہے وہی سب سے زیادہ اہم ہے۔ اس انداز کی فراہمی بات چیت کے راستوں کو خود بخود بند کردیتی ہے یا ناراضگی کوجنم دیتی ہے۔ کاروبار میں ایسا طرز گفتگو یا بات چیت کا اندازکسی بھی صورت میں فائدہ مند ثابت نہیں ہوتا بلکہ نقصان کا باعث بنتا ہے.

آرٹیکل: کاروبار اور مارکیٹنگ

مساوی انداز

مساوی طرز ایک ایسا انداز ہے جو براہ راست اور احترام آمیزانداز گفتگو اور سننے کی مہارت کے استعمال کی طرف اشارہ کرتا ہے۔ اس کا مقصد بات چیت کی راہیں کھولنا اور گفتگو کی حوصلہ افزائی کرنا ہے۔ اس کی بنیادی بات یہ ہے کہ اس انداز میں یہ سمجھا جاتا ہے کہ ہر شخص اہمیت کا حامل ہے اور اس کا جو بھی کہنا ہے وہ قیمتی ہے۔ اس مواصلاتی اندازکا بنیادی نقطہ اس کہاوت میں ہے کہ”ایک دماغ سے دو دماغ بہتر ہیں”۔

کمیونیکشن کی اہمیت اور رکاوٹیں

جدید کاروبار میں مواصلات یا پیغامات کے تیز اور قابل بھروسہ ذرائع کی اہمیت سے انکار نہیں کیا جا سکتا ہے۔ ایک عام کاروبار کے منتظمین عام طور پر اپنے وقت کا کافی حصہ دوسروں کے ساتھ بات چیت کرنے میں صرف کرتے ہیں۔ لیکن کاروبار میں مواصلات کے ذرائع اور طریقے ہمیشہ اتنے موثرثابت نہیں ہوتے جتنا کہ ہونے چاہییں. نا مکمل کاروباری مواصلات مطلوبہ نتیجہ حاصل کرنے میں ناکام رہتی ہیں. اس کی وجہ کچھ بیرونی اور داخلی قوتیں ہوتی ہیں جومواصلات کے بہاؤ میں رکاوٹ بنتی ہیں۔ اس مداخلت کی وجہ سے مواصلات میں نہ صرف رکاوٹ پیدا ہوتی ہے بلکہ باہمی افہام و تفہیم میں بھی مسائل جنم لیتے ہیں۔

کام کی جگہوں پہ مینیجرز یا ملازمین کی جانب سے عمومی بات چیت مبہم انداز میں، نامناسب یا ذومعنی انداز میں ظاہر کی جا سکتی ہے۔ اس میں ذاتی مفادات یا پسند ناپسند کا عنصر بھی شامل کر دیا جاتا ہے. ان وجوہات کی بنا پروضاحت میں کمی برقراررہتی ہے اور سمجھ کا فقدان پیدا ہوتا ہے۔ لوگوں کے مابین رکاوٹیں، غیر معمولی تعلقات، اور رویے تمام مواصلات کودرست تناظر اور بہترین انداز میں پیش کرنے یا سمجھنے میں مشکلات کا باعث بنتے ہیں. بلکہ یہ سب چیزیں مواصلات یا پیغامات کو پھیلانے میں فلٹریا بڑھاوے کی طرح کا کام کرتی ہیں. اس طریقے سے کاروباری مواصلات کو ناکافی بنایا جاتا ہے یا پھر انھیں مفید نہیں رہنے دیا جاتا ہے. اس کا نقصان یہ ہوتا ہے کہ ناکافی یا مسخ شدہ معلومات کی بنیاد پہ کی جانے والی فیصلہ سازی بھی متاثر ہوتی ہے جو کہ کاروبار میں نقصان کا باعث بنتی ہے.

آرٹیکل: کاروباری فرد (اینٹرپرینیور)-کامیاب اینٹرپرینیور کی خصوصیات

مواصلات کو درست انداز میں نہ سننا یا نہ سمجھنا ایک دائمی انسانی مسئلہ ہے۔ لیکن کاروباری اداروں میں بلخصوس بہت سے مواصلاتی مواد کو وہ توجہ نہیں ملتی ہے جس کو توجہ ملنا انتہائی ضروری ہوتا ہے. کاروباری اداروں یا کام کی جگہوں میں مواصلاتی اور پیغاماتی چینلز کے خراب ہونے کی ان حدود یا وجوہات کو ’’ مواصلات میں رکاوٹیں ‘‘ کہا جاتا ہے۔

کاروباری مواصلات کے سات اہم نکات

1: مسائل سامنے آنے کے ساتھ ہی انہیں مناسب انداز اپناتے ہوئے حل کرنے کی کوشش کریں۔ اور اگرماضی کے پیچیدہ مسائل موجودہ مسلے سے جڑے ہوں توماضی میں الجھنے کے بجاۓ پوائنٹ پر رہیں۔

2: صرف اپنے نقطہ نظر سے ہی بات کریں۔ مگر اپنی بات کواولیت یا فوقیت دینے سے گریز کریں . اور دوسروں کو ایسے الفاظ یا جملے جیسے کہ “آپ کبھی نہیں” ، یا “آپ ہمیشہ” وغیرہ استعمال کر کے زچ کرنے یا کمزور کرنے کی کوشش ہر گز نہ کریں۔ خصوصی طور پر ملازمین کے ساتھ اس انداز میں بات چیت میں احتیاط کریں.

آرٹیکل: کاروبار میں نئی مارکیٹ کی ضرورت اور تلاش

3: دوسروں کی رائے کو سمجھنے کے ساتھ ساتھ ان کے طرز عمل پربھی توجہ دیں جو کہ آپ دیکھ رہے ہیں. آپ اپنے نقطہ نظر سے متفق لوگوں کو پہچانیں. دوسروں کی بات کو سنیں اور سمجھیں مگر اپنے درست نقطہ نظر کو کم متفق تعداد کو دیکھ کے دبنے نہ دیں. اپنا خیال واضح بیان کریں اور مخالفت کی صورت میں با اعتماد رہیں.

4: جب کوئی دوسرا شخص بول رہا ہے تو غور سے سنیں۔ اگر آپ مداخلت کررہے ہیں یا اپنا جواب دے رہے ہیں جیسے دوسرا شخص بات کر رہا ہو تو آپ سن نہیں رہے ہوتے جو کہ بات چیت کے لئے موزوں نہیں ہے۔

5: وقتا فوقتا یہ ضرورچیک کریں کہ ہر شخص اسی پیج پر ہے جس پر اتفاق ہوا تھا۔ مگریہ مت سمجھیں کہ دوسرا شخص آپ کے ساتھ متفق ہونے کا معاہدہ کرچکا ہے اوردوبارہ اختلاف نہیں کر سکتا. مواصلات کا عمل مسلسل رہتا ہے یہ کوئی ایک بار کا واقع نہیں ہوتا.

6: موضوع بحث کی سمت کواور بات چیت کو بار بار تبدیل نہ کریں۔ گفتگو کے ایجنڈے کو ذہن میں رکھیں اور اس کے مطابق چلیں.

7: کسی اور تناظر کے امکان کے لئے کھلا ذہن رکھیں۔ کوئی بھی حقیقت ضروری نہیں کے مطلق حقیقت ہو۔ اور ضروری نہیں کے ہر سچ ہمیشہ سچ ہی رہے۔ بدلاؤ اور تبدیلی کے لیے ذہنی طور پر تیار رہیں.